Abwesenheits- management mit RPA

Herausforderung

Die Agentur verfügte über eine Abwesenheits-nummer, bei der die Mitarbeiter anrufen und ihre Abwesenheit melden konnten. Jeder Anruf erzeugte eine Textnachricht in einer Warteschlange. Die durchschnittliche Anzahl der Meldungen erreichte mehr als 250 gemeldete Abwesenheiten pro Tag.​

​Die Personalspezialisten bearbeiteten alle Anträge manuell, was zu Verzögerungen bei der Lohnabrechnung, einem erhöhten Risiko von Ungenauigkeiten und einer enormen, sich wiederholenden Arbeitsbelastung führte.​

​Der Druck auf die Kosten und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nahm zu.​

Lösung

Um zu automatisieren und die investierte Zeit der HR-Spezialisten zu verringern, haben die Experten von Vluent Richard bei der Arbeitsagentur an Bord geholt. ​

Richard ist ein unermüdlicher SaaS BOT, der rund um die Uhr für die Verwaltung der Abwesenheitsmeldungen eingesetzt wird. Angesichts der Komplexität, der Gesetzgebung und der Sensibilität der Daten betrug die Implementierungszeit 8 Wochen.​
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Der BOT nimmt die Abwesenheiten aus der Warteschlange, registriert sie im System, bestätigt dem Mitarbeiter die Registrierung und sendet sie an seinen Arbeitsort.​

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Vorteile

Die Arbeitsagentur führte ihren ersten Teamroboter ein, der die Organisation ergänzte und die Produktivität steigerte. Das gilt nicht nur für den BOT, sondern auch für die zufriedeneren HR-Spezialisten, die bei ihren anderen Aufgaben 30 % mehr Produktivität zeigten.​

​Zusammen mit der Automatisierung erhielt die Agentur einen engagierten Partner: Die Experten von Vluent, denn unsere Lösungen umfassen auch Verwaltungsdienstleistungen.​

Vluent sorgt dafür, dass die Arbeit von Richard agil abläuft und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert, und „coacht“ ihn, wenn sich das Geschäftsfeld weiterentwickelt.​

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